El concepto de repositorio de SICdrive

vs los directorios tradicionales vacíos

“Extraído el concepto de repositorio de las organizaciones académicas y científicas, su significado es el de un deposito o archivo centralizado donde se organiza, clasifica, almacena y se accede a toda la información relevante para la toma de decisiones desde dispositivos móviles y de escritorio”

El diseño ofrece al usuario máxima visión global en los diferentes niveles de navegación en una sola pantalla minimizando su esfuerzo.		La distinción entre usuarios de visión (la Alta Dirección) y los usuarios administradores (cargan la información bajo su control).
Reúne en un UNICO sitio todas la fuentes de información: BI/Cuadro de mando, ERP, CRM, archivos de escritorio, correo electrónico, almacenamientos en la nube, app … Su estructura está en sintonía con la estructura organizativa de la empresa.		Estandariza una serie de atributos de búsqueda de información (etiqueta) que minimizan los resultados de la búsqueda por: título, línea de negocio, mes, año, geografía, actividad, canal, segmento, persona. Algunos de los tipos de documentos que pueden ofrecer información en el repositorio:

Contiene TODA la información/comunicación relevante: para Socios, Consejos de Admón. y Alta Dirección: de la empresa y participadas; interna y del entorno; estructurada y no estructurada; del año y de años anteriores. Propone 3 dimensiones de acceso: por empresa’s, año’s y áreas temáticas, favoreciendo las búsquedas múltiples y cruzadas. La organización y gestión de la información previas a la creación del repositorio se materializa en: El nº de repositorios (D. Gral.) Las áreas temáticas (D. Gral.) El árbol temático (D. Funcionales)

Normativa legal Memorias anuales Publicaciones periódicas Enlaces con el entorno Convenios laborales Cultura de empresa Normativa interna Auditorias Presentaciones Contratos Enlaces reuniones Libros Calendarios Agendas Ferias/Congresos

Enlaces a apl. internas Información Financiera Catálogos Informes Estudios Elementos publicidad BBDD proveedores BBDD clientes Inventarios BBDD personal Proyectos Procesos Convocatorias Actas Audiovisuales Fotográficos

Cuya estructura será decisiva para: • Encontrar la información específica más directa y rápidamente. • La escalabilidad futura con altos volúmenes de información.

Es decir, todos aquellos documentos con información de visión recurrente o bien puntual/anual

SICdrive en la transformación digital de las empresas

SICdrive aporta una solución de Transformación Digital de las empresas en entornos clouds (1), de acceso multidispositivos (2), desarrollado mediante metodología ágil (3) para la gestión e integración de los sistemas de información interna y del entorno (4) de las organizaciones.

SICdrive y la transformación digital

(1) Cloud: la computación en la nube es la práctica de transferir aplicaciones informáticas o almacenamientos de datos a una localización remota y accesible a través de Internet.

(2) Multidispositivos: acceso mediante móviles, tablets, portátiles y escritorio.

(3) Metodología ágil: el desarrollo del software cumple con los valores del manifiesto ágil (los individuos y su interacción, el software sin documentación exhaustiva, colaboración con el cliente y respuesta al cambio).

(4) Gestión e integración de toda la información: de empresa y filiales, del año y de años anteriores, interna y del entorno, estructurada y no estructurada, información y comunicación, para socios, Consejo de Administración y Alta Dirección.

Introducción a la transformación digital

Por primera vez, el hecho digital en la sociedad va por delante de las empresas

Entendiendo la transformación digital (el qué) la “internetizacion” global de las empresas, dirigida a la búsqueda y adopción de nuevas soluciones de mejora en los ámbitos (dónde) de las infraestructuras/instalaciones, productos, procesos, servicios, canales e incluso modelo de negocio.

Transformación digital ₌ ” lo físico + lo digital”

Con el liderazgo del máximo responsable de la organización, las empresas e instituciones deben afrontar los retos de la nueva era de la revolución digital introduciéndose y adquiriendo conocimiento en la cultura digital, en su capacidad transformadora y en los cambios que pueden provocar en sus organizaciones:

“el todo conectado y accesible desde dispositivos móviles”.

A través de un enfoque global, desde las áreas (quiénes) de tecnología y sistemas, marketing, operaciones, recursos humanos, finanzas…, deben identificar aquellas oportunidades digitales para gestionar el conocimiento de la organización con los medios (con qué): de formación, de gestión de  la información, de vigilancia del entorno, de comunicación digital, de colaboración en el trabajo y de la productividad en todo, entre otros.

Los responsables de T.I. juegan un papel muy importante como conocedores del potencial de las nuevas tecnologías.

Hasta aquí se han definido los ámbitos,  las áreas de la empresa y los medios, pero ¿cómo abordar la estrategia digital en mi empresa? En primer lugar, formándose en la cultura digital, posteriormente, estableciendo los objetivos que queremos conseguir por ámbitos, áreas y medios y las métricas esperadas, y, todo ello, por equipos de trabajo. Posteriormente, el análisis y diagnóstico interno y del entorno que dé como resultado la identificación de las oportunidades digitales y sus especificaciones. Después, la búsqueda y el análisis de las herramientas y servicios ofrecidos por el mercado digital y la elección del mejor proveedor. Para terminar con la implantación de la solución elegida.

Algunos ejemplos de tipos de proveedores de herramientas digitales (cómo) son los de sistemas de gestión y acceso móvil a toda la información, de gestión de contenidos, de vigilancia tecnológica del entorno, de marketing digital, ofimáticos-colaborativos, de impresión 3D, de sensores en los bienes de equipo, de relación y procesos de ventas con clientes, los contact-center, las redes sociales corporativas, la monitorización y rastreo de redes sociales…

Los beneficios esperados (el por qué) para las empresas digitalizadas van dirigidos al incremento del conocimiento de su empresa y entornos, de la eficiencia de la organización, de la diferenciación con sus competidores, del mayor compromiso con clientes y proveedores y de la creación de nuevos canales entre otros.

Todo lo anterior exige un compromiso y un esfuerzo de adaptación de las empresas en su estructura y organización, en las relaciones con los clientes y grupos de interés, en la innovación e inversión.

Se deben, también, prevenir los 3 principales errores que se cometen en la transformación digital de los negocios: “la digitalización no va con nuestra empresa”, “la lentitud” en el itinerario de conocimiento de la Alta Dirección en las posibilidades de digitalización y, consecuentemente en el desfase con la competencia y, por ultimo, “la precipitación” en la adopción de soluciones parciales, no priorizadas, sin visión de conjunto y de futuro.

La formación y la colaboración de expertos en el ámbito digital son decisivas.

Test de estrés a la información que manejan CEO's y Directores Generales para la toma de decisiones

El test de estrés correspondería a las pruebas, análisis y estimaciones que se realizarían para verificar y validar el rendimiento y la calidad del uso de la información.

Lss pruebas, análisis y estimaciones deberían dar respuesta a las siguientes preguntas:

1. ¿Es autónomo en el acceso a la información que necesita? o ¿necesita en ocasiones la colaboración de Secretaría, Controller u otros empleados para acceder a algún tipo de información?
2. ¿Accede en todo momento a toda la información relevante que necesita? Toda: para Socios, Consejo de Administración y Alta Dirección; interna y del entorno; información y comunicaciones (reuniones); estructurada (en BBDD) y no estructurada; de la empresa y de las participadas; del año y de años anteriores
3. ¿El acceso a toda la información es multidispositivo? Es decir, desde escritorio ya sea PC o MAC, y desde dispositivos móviles. O bien  ¿accede parcialmente a la información según el dispositivo fijo o móvil?
4. ¿A cuántas fuentes de información accede? BI / Cuadros de mando , otras aplicaciones de empresa, archivos privados, intranet, correo electrónico..... previas a la toma de decisiones?
5. ¿Tiene percepción del tiempo gastado en la búsqueda de información  en las diferentes fuentes.
6. ¿Percibe el mal uso y abuso del correo electrónico con relación al envio de información?
7. ¿Con que frecuencia hubiera deseado disponer de una información oportuna y no estaba a su alcance en ese momento?
8. ¿Cuantos archivos diferentes de consulta de información dispone en su escritorio o en la nube?
9. La intuición, ¿es prioritaria frente al análisis de la información previa a la toma de decisiones?
10. Después de las reuniones programadas y no programadas ¿realiza siempre un resumen de notas y acuerdos y luego las comparte?
11. ¿En cuantas ocasiones comparte información y somete la toma de decisiones en grupo?
12. ¿Cuanto tiempo dedica al análisis de la información de la empresa?

Entre otros aspectos el test nos daría: indicadores de acceso y uso de la información, de productividad en los análisis y del análisis e intuición en la toma de decisiones

¿Cómo sobreviven los CEO’s y DG’s con la información de sus empresas?

Si pasan el 45% de su tiempo fuera de su oficina y cerca de la mitad de su jornada la emplean en reuniones y el tiempo total empleado en análisis y búsqueda de información es del 15%.

1. Gracias a sus secretarias que colaboran, entre otras tareas, como “mensajeras de información”.
2. Accediendo sólo al 21% aproximadamente de la información que necesitan a través de sus dispositivos móviles.
3. También acceden remotamente a Intranets donde disponen de algunos ámbitos de información.
4. A sus aplicaciones de escritorio donde acceden a B.I./ Cuadros de Mando.
5. Algunos, avanzados, acceden a una parte de la información que necesitan a través de “la nube”.
6. También pueden acceder a distintos archivos de su escritorio.
7. Reciben informes / información de determinadas áreas/departamentos de las empresas.
8. Acceden también a determinadas aplicaciones de áreas de su empresa.
9. Y, por último, “el gran baúl” de información: el correo electrónico, que sirve para todo.

Siendo el análisis de la información el aspecto determinante y clave para la toma de decisiones, se podría concluir que el escenario de actuar sobre múltiples fuentes de información no es el idóneo ni el más productivo para CEO’s y DG’s.

La solución: una UNICA fuente de información y el acceso remoto a TODA la información de la empresa.

SICdrive REDUCE el uso y abuso del correo electrónico

La instalación de SICdrive en las empresas, trae consigo la ELIMINACIÓN de toda la información corporativa y de soporte de decisiones que se transmite, habitualmente, por correo electrónico, y toda la comunicación alrededor de reuniones.

En particular ELIMINA:

• Los correos enviados con solicitudes de información a colaboradores y secretarias.
• Los correos recibidos con archivos adjuntos de información.
• Los correos relacionados con convocatorias, información, confirmaciones y actas de reuniones.
• Los correos recibidos con copia con información en prensa de sector, competencia…
• Los correos provenientes del entorno de la empresa: proveedores habituales y servicios profesionales recurrentes.

Además de,

• La gestión de carpetas de los correos anteriores (filtros, búsquedas, clasificaciones…)

Toda la información anterior está almacenada en la base de datos del repositorio SICdrive de la empresa (de información y comunicación).

Por último,

Reduce el tiempo empleado en solicitudes verbales y telefónicas de información y el grado de dependencia a colaboradores y secretarias mejorando, en general, la productividad.